Introducción

Actualmente la adopción de cualquier CRM y en particular la de Salesforce como plataforma es una decisión clave para muchas empresas en estos días, por su flexibilidad y capacidad de expansión lo que puede convertir esa decisión en un gran desafío financiero si no se gestiona adecuadamente.

Muchas organizaciones actualmente carecen de visibilidad sobre los costos reales y las oportunidades de optimización en Salesforce. Salvo que cuenten con el apoyo directo de los servicios de un Customer Service Manager, no tendrán toda la visión que requiere la organización para gestionar todas las capacidades adquiridas y las necesarias de cara al futuro al momento de la contratación.

Aplicar el enfoque de FinOps permite a las empresas maximizar el valor de Salesforce al tomar decisiones financieras y operativas informadas.

Retos Financieros en Implementaciones de Salesforce

• Visibilidad de los costos. Algunas empresas implementan la plataforma, pero no generan un musculo de visibilidad de los costos asociados a todos los interesados. Las licencias, las suscripciones y las características adquiridas en el ecosistema, ademas de costos operativos de mantener y evolucionar la plataforma.

• Sub-utilización de licencias y características suscritas. El actual modelo de licenciamiento nos habilita licencias al inicio que probablemente no se utilicen de forma inmediata e incluso puede pasar un tiempo largo en que no se ocupen dichas licencias, o bien características, sin adecuada planificación de la su utilización.

• Desafíos de escalabilidad. Pese a que Salesforce ha desarrollados la mayoría de las características de la plataforma para ser escalables, decisiones de escalar funcionalmente esta se vuelven un gran desafió hacerlo sin evaluación de caso de negocio o ROI, sin una consciente planificación estratégica.

• Gestión de la actualización del producto y la personalización (customization). Trabajar en la personalización de acuerdo a las necesidades de negocio es muy importante para lograr los objetivos, pero cada vez, que se acercan las actualizaciones del producto las organizaciones deben considerar costos adicionales para validar de impacto de dichas actualizaciones.

Para enfrentar estos desafíos, es clave contar con el respaldo de la alta dirección y fomentar una cultura FinOps que garantice visibilidad y control continuo de costos, idealmente de forma automatizada. Todo esto sin frenar la innovación en curso, sino potenciándola de manera estratégica.

🔄 Optimización del almacenamiento de datos

✅ Identifica datos inactivos: Usa la opción Salesforce Storage Usage para detectar objetos y registros que consumen más espacio. El siguiente paso, es capturar los valores y

✅ Archiva datos fuera de Salesforce: Habilita almacenamiento mas económico y mueve los datos usando herramientas ETL ya sea en real-time o batch.

✅ Aprovecha Big Objects: Para datos históricos de consulta poco frecuentes, usa Big Objects, es mas barato que el Data Storage, y no cuentan en el límite de almacenamiento estándar.

✅ Borra datos innecesarios automáticamente: Configura políticas de retención con Apex Batch Jobs o Flow para eliminar registros obsoletos.

🔧 Uso eficiente de entornos sandbox

✅ Elige el tipo de sandbox adecuado para implementar. Recordemos que el uso ineficiente de las siguientes Sandbox puede incurrir en mas costos para tener cubrir las necesidades de nuevos espacios de trabajo en Sandbox.

• Developer Sandbox: Ideal para configuraciones y pruebas unitarias.

• Partial Copy Sandbox: Úsala solo cuando necesites datos de producción limitados.

• Full Sandbox: Reserva este entorno solo para pruebas de carga y UAT.

✅ Automatiza la actualización de sandboxes: Usa scripts CI/CD en Copado y Jenkins para refrescar el ambiente y poblar algunos datos de prueba. Así evitamos derrochar tiempo de desarrollo.

📡 Monitoreo de consumo de API

✅ API Usage Metrics: Usa Event Monitoring para rastrear y analizar el consumo de API en tiempo real.

✅ Usa de manera optima de integraciones:

• Usa Composite API para agrupar múltiples operaciones en una sola llamada.

• Prefiere Bulk API 2.0 para cargas masivas de datos en vez de llamadas individuales.

• Implementa patrones Event-Driven Architecture (Publicador/Suscriptor API) en vez de consultas constantes para eventos en tiempo real.

✅ Configura límites y alertas: Usa Salesforce Shield o Splunk para detectar picos de consumo antes de que generen costos inesperados.

🔀 Automatización de ajustes de capacidad

✅ Optimiza el uso de jobs programados:

• Usa Queueable Apex en lugar de Batch Apex para tareas escalables.

• Programa jobs en horas de menor demanda con Scheduled Apex.

✅ Configura Dynamic Scaling con External Compute: Usa Salesforce Functions para ejecutar procesos pesados en infraestructura externa sin afectar los límites de Salesforce.

✅ Aprovecha los límites de transacciones:

• Divide grandes procesos en chained queueables para evitar límites de tiempo de ejecución.

• Usa Future Methods y Platform Events para procesar datos de manera asincrónica.

✅ Reduce costos con procesamiento en la nube híbrida: Integra Salesforce con AWS Lambda o Azure Functions para procesos de alto consumo sin impactar la plataforma.

El desafío está en nuestras manos: ¿Cómo logramos que FinOps sea parte del ADN de nuestras organizaciones? ¿Qué estrategias has implementado o te gustaría explorar?